Ofis Depolama Sistemi Seçmek için 4 İpucu
Bir ofisi düzenli tutmak için iyi bir depolama sistemi çok önemlidir. Her geçen gün daha fazla insanın önemli belgeleri elektronik olarak depoladığı doğru olsa da, her zaman önemli fiziksel kopyaları saklamanız gerekecektir. Ofis için en iyi depolama sistemini seçmekle ilgili ipuçlarımıza bir göz atın ve tüm önemli belgelerinizi ve öğelerinizi düzenli tutun.
Önerilerimiz saklamak istediğiniz ürünler için en iyi seçimi yapmanıza yardımcı olacaktır. Doğru depolama sisteminin en kısa sürede her şeyi erişilebilir tutmanıza yardımcı olacağını unutmayın.
1. Saklamanız gereken kaç şey var?
Bir ofis depolama sistemi satın almadan önce, öncelikle depolamak istediğiniz öğelerin miktarını ve boyutlarını düşünmelisiniz. Depolama sisteminiz – dolap, dosya dolabı veya raf – aklınızdaki her şeyin sığacağı kadar büyük olmalıdır.
İhtiyacınız olduğunu düşündüğünüzden biraz daha büyük bir boyutta satın almanızı öneririz. Başka şeyleri de saklamak için ekstra alan sağlayacaktır. Ek olarak, daha büyük bir depolama sistemi satın almak zaman içinde yardımcı olacaktır ve alanınız tükenmeyecektir.
Depolama sisteminizde kaç tane ürün saklamayı planladığınızı düşünün ve bunun için en iyi yeri bulun. Yalnızca dosya, rapor veya belge depolamayı planlıyorsanız, depolama sisteminizi kolayca erişilebilmesi için doğrudan ofisinize sığdırmak mümkün olabilir.
Öte yandan, önemli miktarda belgeniz varsa ve sistemi başkalarıyla da paylaşmayı planlıyorsanız, her şeyi ayrı bir odada tutmayı düşünün. Organize klasörlere sahip bir dizi raf veya dosya dolapları kullanmak organizasyon ve ortak kullanım için en iyi şekilde çalışacaktır.
2. Ne tür nesneler saklayacaksınız?
Ne tür elemanları saklamak istediğinizi düşünün. Ne olduklarına bağlı olarak, belirli bir depolama sistemi satın almalısınız. Küçük eşyaları saklamak istiyorsanız, küçük bir çekmece dolabı yeterli olacaktır. Ancak belgeler saklamak istiyorsanız, farklı dosya dolabı ve dolap modellerine göz atın.
Büyük eşyalar saklamak istiyorsanız, raflar en iyi seçeneklerdir. Raflar tüm şekil ve malzemelerde gelebilir, bu nedenle ofisiniz için mükemmel olanı kesinlikle bulabilirsiniz.
3. Elinizin altında bir depolama sistemi
Düşünülmesi gereken bir başka faktör de erişilebilirliktir. Günlük olarak ihtiyaç duyacağınız belgeleri veya klasörleri saklamayı planlıyorsanız, onları yakın tutmayı deneyin. Depolama sisteminizi elinizin altında tutmak, daha konforlu ve daha verimli çalışmanıza yardımcı olacaktır.
Harika bir seçenek de bir dizi küçük çekmecedir. Depolama kapasiteleri iyidir ve ofis masanızın altına sığarlar. Bazı modellerde kolay hareket etmesi için tekerlekler bulunur. Ofis masalarıyla birlikte gelen çekmecelere mükemmel bir katkı sağlıyorlar. Ofis masanız gereken alana sahip değilse, küçük bir çekmece seti düşünün.
Rulo kapaklı depolama dolapları bir başka harika seçenektir. Kapak tasarımları sayesinde çok fazla alan gerektirmezler ve iyi bir depolama kapasitesine sahiptirler. Bunları kolayca açabilir ve dosyalarınızı isim ve tarihe göre sıralayabilirsiniz.
4. Onları görünürde mi bırakmalı yoksa gizlemeli mi?
Bir depolama sistemi satın almadan önce, onu görünürde veya gizli tutmak isteyip istemediğinizi de düşünmelisiniz. Sonuçta, depolamak istediğiniz öğelere bağlı olacaktır. Müşterileriniz varsa, mahremiyetlerini güvence altına almak başka bir önemli faktördür.
Örneğin, faturalarla veya kişisel belgelerle çalışıyorsanız, görüş alanı dışında kalan bir seçenek aramalısınız. Kapaklı bir dolap öneriyoruz. Dosya düzenleyicilere uygun raflar veya parçalar kullanabilirsiniz.
Maksimum güvenlik istiyorsanız, güvenlik kilidi veya kapağında yerleşik kod bulunan bir sistemi göz önünde bulundurun. Standart seçeneklerden daha pahalıdırlar, ancak dosyaların güvenli tutulmasını sağlarlar.