4 dicas para escolher um sistema de armazenamento para o seu escritório
Os sistemas de armazenamento são fundamentais para manter a ordem nos escritórios. É verdade que eles são cada vez menos necessários; principalmente porque que a maioria dos elementos é armazenada dentro do computador. Apesar disso, sempre haverá alguns elementos que devem estar presentes em formato físico. Então, dê uma olhada nestas dicas para escolher o melhor sistema de armazenamento para o escritório, a fim de manter os seus objetos mais importantes corretamente organizados e classificados.
Essas dicas o ajudarão a escolher as opções mais adequadas e que melhor se adaptem aos itens que você deseja armazenar. Lembre-se de que um sistema de armazenamento correto o ajudará a ter os itens de que você precisa ao alcance das suas mãos e no menor tempo possível.
1. Quantos itens você precisa guardar?
A primeira coisa que você deve considerar antes de escolher um sistema de armazenamento para o seu escritório é a quantidade e o tamanho dos itens que você deseja guardar. Essa circunstância determinará o tamanho do armário, fichário ou estante que vamos escolher.
Nossa dica é comprar uma unidade de armazenamento um pouco maior do que você realmente acha que precisa. Você perceberá que esta é a melhor opção, pois dessa forma terá um espaço extra para guardar outras coisas. Além disso, é bom ser proativo, já que assim você poderá usar a sua unidade de armazenamento por mais tempo e ela não ficará pequena em apenas alguns meses.
Dependendo da quantidade de itens que você deseja armazenar, terá que destinar um ou outro espaço no seu escritório. Caso se trate de arquivos, relatórios ou documentos, talvez eles não ocupem muito espaço e você possa mantê-los no seu próprio escritório, sempre ao seu alcance.
Se, pelo contrário, for um volume considerável de documentos e, além disso, você tiver que compartilhá-los com mais pessoas, talvez seja interessante alocar um escritório para armazená-los. Várias estantes com pastas ou fichários serão a maneira mais conveniente de mantê-los organizados e de que eles possam estar acessíveis para vários colegas.
2. Em que formato estão esses itens?
A primeira coisa que você precisa verificar é o formato dos itens. O tamanho da unidade de armazenamento que você precisa comprar dependerá disso. Se forem itens de tamanho pequeno, você só precisa de um gaveteiro de pequenas dimensões. Porém, no caso dos papéis, você deverá comprar diferentes tipos de fichários e armários.
Se forem objetos grandes, as estantes são a melhor opção. É possível encontrar uma grande variedade de tamanhos e materiais; então você certamente encontrará uma que se adapte aos seus gostos e à estética do seu escritório.
3. Sistema de armazenamento ao alcance das suas mãos
A frequência com a qual você terá que consultar os documentos é outra questão que você deve levar em consideração. Se forem documentos ou pastas que você precisará diariamente, o melhor a fazer é mantê-los por perto. Dessa forma, poderá trabalhar de uma maneira mais confortável e eficiente.
Neste caso, uma boa opção são os gaveteiros de pequenas dimensões. Eles têm uma grande capacidade e se encaixam embaixo da mesa do seu escritório. Além disso, alguns modelos têm rodinhas para que você possa movê-los confortavelmente. Eles são o complemento perfeito para as gavetas que a maior parte deste tipo de mesa inclui. Se a capacidade delas não for o suficiente para você, o melhor a fazer é comprar um desses gaveteiros.
Outra opção são os armários com portas tipo persiana. Eles não precisam de muito espaço e têm uma grande capacidade de armazenamento. Você poderá abri-los facilmente e assim ter ao seu alcance todos os documentos ou arquivos organizados por data ou por nome.
4. Podem ficar visíveis ou é melhor que fiquem ocultos?
Outro aspecto que você deve levar em consideração antes de escolher um sistema de armazenamento é se você quer que ele fique visível ou não. De fato, isso dependerá do tipo de item que você queira guardar e é fundamental para garantir a privacidade dos seus clientes.
Por exemplo, se você lida com faturas ou documentos pessoais no seu escritório, é mais apropriado que eles não estejam visíveis. Neste caso, recomendamos um armário com portas. Dentro dele, pode haver prateleiras para guardar pastas ou trilhos para colocar fichários como se fossem arquivos.
Por outro lado, se você quer garantir a máxima segurança, poderá optar por um sistema de armazenamento em cuja porta exista um sistema de segurança, como um cadeado com código ou uma senha, por exemplo. Este tipo de elemento tem um preço mais alto do que os convencionais, mas vale a pena porque trará tranquilidade tanto para você quanto para os seus clientes.