4 consigli per scegliere il sistema di archiviazione per il vostro ufficio
I sistemi di archiviazione sono essenziali per mantenere l’ordine negli uffici. È vero che sono sempre meno necessari, poiché la maggior parte degli elementi oggi vengono memorizzati all’interno del computer. Nonostante ciò, ci saranno sempre alcuni elementi che devono essere presenti in formato fisico. Date un’occhiata a questi 4 consigli per scegliere il sistema di archiviazione adatto per il vostro ufficio. In questo modo, riuscirete a mantenere correttamente classificati e ordinati i vostri documenti più importanti.
Questi pratici consigli vi aiuteranno a scegliere le opzioni più appropriate, che meglio si adattano agli articoli che desiderate archiviare. Ricordate che un sistema di archiviazione corretto vi aiuterà a tenere a portata di mano e nel più breve tempo possibile quegli elementi di cui avete bisogno quando state lavorando. Vediamo allora insieme 4 consigli per scegliere il sistema di archiviazione per il vostro ufficio.
4 consigli per scegliere il sistema di archiviazione per il vostro ufficio
1. Quanti oggetti bisogna conservare?
La prima cosa che dovrete tenere a mente prima di scegliere il sistema di archiviazione per il vostro ufficio è la quantità e la dimensione degli articoli che desiderate organizzare. Questo fattore determinerà la dimensione degli armadi, dell’archivio o degli scaffali che sceglierete.
Il nostro consiglio è di acquistare un’unità di archiviazione un po’ più grande di quella di cui pensate di aver bisogno. Vi renderete conto che è l’opzione migliore, perché in questo modo avrete uno spazio in più per conservare altre cose in futuro. Inoltre, è utile essere previdenti, dal momento che potete utilizzare il vostro armadio più a lungo e non diventerà piccolo in pochi mesi.
A seconda della quantità di articoli che desiderate archiviare, dovrete assegnare uno o l’altro spazio nel vostro ufficio. Se si tratta di file, report o documenti, potrebbero non occupare molto spazio e potrete averli sempre a portata di mano nel vostro ufficio.
Se al contrario si tratta di un volume considerevole di documenti e, inoltre, dovrete condividerli con più persone, forse sarebbe meglio assegnare loro uno spazio specifico per archiviarli. Diversi scaffali con cartelle o schedari saranno il modo più conveniente per mantenerli organizzati e anche il modo più pratico affinché i vostri colleghi possano avere accesso ad essi.
2. In che formato sono questi elementi?
La seconda cosa che dovrete controllare è il formato degli elementi. La dimensione dei mobili di archiviazione che dovrete acquistare dipenderà da questo. Se si tratta di elementi di piccole dimensioni, avrete bisogno di una cassettiera. Nel caso di fogli, è possibile acquistare diversi tipi di schedari e armadi.
Se si tratta di oggetti di grandi dimensioni, le librerie sono l’opzione migliore. Sono disponibili in una varietà di dimensioni e materiali, quindi sicuramente ne troverete uno che si adatta ai vostri gusti e all’estetica del vostro ufficio.
3. Un sistema di archiviazione a portata di mano
La frequenza con cui dovrete consultare i documenti è un altro problema da prendere in considerazione. Se si tratta di documenti o cartelle di cui avrete bisogno quotidianamente, è meglio che li abbia nelle vicinanze. In questo modo, potete lavorare in modo più comodo ed efficiente.
In questo caso, una buona opzione sono i cassetti di piccole dimensioni. Hanno una grande capacità e si possono posizionare sotto il tavolo del vostro ufficio. Alcuni modelli hanno ruote in modo da poterli spostare comodamente. Sono l’accessorio perfetto per le scrivanie: oggi la maggior parte delle scrivanie ha dei cassetti di questo tipo. Se la loro capacità non è abbastanza, sarà meglio acquistare una cassettiera.
Un’altra opzione sono i mobili con le porte scorrevoli. Non hanno bisogno di molto spazio perché non hanno le ante e inoltre hanno una grande capacità. Sono facili da aprire, per avere a portata di mano tutti i file ordinati per data o nome.
4. Meglio un sistema di archiviazione a vista o uno nascosto?
Un altro aspetto da prendere in considerazione prima di scegliere un sistema di archiviazione è se volete che sia a vista o meno. Ciò dipenderà dal tipo di elementi che si desidera conservare ed è fondamentale per garantire la privacy dei propri clienti.
Ad esempio, se gestite delle fatture o dei documenti personali nel vostro ufficio, è più appropriato che questi non siano visibili. In questo caso, raccomandiamo un armadio con ante. All’interno ci possono essere scaffali per riporre cartelle o cassetti per posizionare gli schedari e i file.
Se si desidera garantire la massima sicurezza, è possibile optare per un sistema di archiviazione con codice di sicurezza, ad esempio un lucchetto o un codice con una password. Questo tipo di elementi ha un prezzo più alto di quelli convenzionali, ma ne vale la pena perché porterà tranquillità a voi e ai vostri clienti.